Wordissa pitää askarrella pitkä tovi, ennen kuin ensimmäistä sanaakaan on käännetty.
VAROITUS! Kirjoitus Word-nörteille! Saattaa aiheuttaa muille tylsistyttämistä ja jäsenten puuduttamista.
Kuten ehkä tiedät, olen auktorisoitu kääntäjä kieliparissa suomesta englantiin (mutta en englannista suomeen, mikä on tärkeä ero!). Minulta tilataan käännöksiä, jotka auktorisoin eli ikään kuin todistan oikeiksi allekirjoituksellani ja leimallani. Yleensä syy on se, että ulkomainen viranomainen haluaa nähdä, että käännös on oikea ja pätevän kääntäjän laatima.
Tyypillisesti tällaisia käännettäviä asiakirjoja ovat
virkatodistukset
päättötodistukset
perukirjat
tiliotteet.
Käännän parhaillaan isoa pinoa tällaisia virallisia asiakirjoja asiakkaalle. Sivuja on yhteensä 35. Käytin eilen 4 tuntia siihen, että valmistelin asiakirjoja helposti käännettävään muotoon. Mitä tämä tarkoittaa? Sitä, että tekstissä on mahdollisimman vähän muotoiluja ja outoja kappale- ja sivujakoja. Se vaatii muutamia työvaiheita ja keskittynyttä työtä Wordissa.
Esisiivous: PDF:stä Wordiin järkevästi
Melkein aina saan auktorisoituna kääntäjänä käännettävät asiakirjat PDF-muotoon skannattuna. Tavoitteeni on saada niistä käännettävä suomenkielinen teksti sujuvaan muotoon. Siksi toimin näin:
Muunnan PDF-asiakirjan Word-tiedostoksi Adobe Acrobat Readerissa.
Kopioin ja liitän tekstiä syntyneestä asiakirjasta eri Word-tiedostoihin asiakirja kerrallaan. Juuri nyt kääntämässäni tiedostossa on 18 eri asiakirjaa. Niinpä kopioin tekstin, yleensä sivu mutta joskus neljäkin sivua kerrallaan, ja liitän sitä erillisiin Word-asiakirjoihin. Huom.! Aina kun liitän tekstin, valitsen ”Liitä määräten” ja sitten ”Muotoilematon teksti”. Nyt voin järjestellä muotoilematonta tekstiä asiakirjassa alkuperäisen asiakirjan mukaisesti. Jos olisin vain liittänyt tekstin sellaisenaan, se olisi sisältänyt ties mitä taulukoita, palstoja ja skannattuja käsin tehtyjä allekirjoituksia outona mongerruksena (esimerkiksi ”Jokinen” näkyy usein muodossa ”6cJFpåIK45,,24”). Tiedostossa voi näkyä myös ”harmaita raitoja” eli tekstiä, joka jää harmaan raidan alle muotoilun takia. Olet varmasti itse nähnyt samaa. Sitä en halua. Siksi liitän tekstin aina muotoilemattomana – liitä sinäkin!
Varmistan, että kaikki numerot ovat muuntuneet numeroiksi eivätkä kirjaimiksi: on esimerkiksi tärkeää, että 1 on 1 eikä L.
Tämä on perustaso, kun haluan saada tekstin nättiin ja vaivattomaan muotoon. Edistyneelle tasolle siirryn, kun haluan kääntää tehokkaasti ja lisäksi noudattaa alkuperäisen asiakirjan asettelua. Tässä tärkeä työkalu on taulukko.
Sarkaimista soluihin
Kuvittele Suomen ev. lut. kirkon virkatodistus. Olet varmasti nähnyt sellaisen, tai sitten sen maallisen vastineen, otteen väestötietojärjestelmästä. Kirkko käyttää kolmea saraketta: kenttien nimet, itse tiedot ja huomautukset:
Sukunimi | Meikäläinen |
|
Etunimet | Matti |
|
Henkilötunnus/syntymäaika | 31.12.1899 | kuoli 04.12.1964 |
Syntymäkotikunta | Lohja |
|
Siviilisääty | avioliitossa |
|
Tiedot rekisterinpitäjistä | ei merkintää muutoista |
|
Väestötietojärjestelmäotteissa taas tiedot ovat yleensä kahdessa sarakkeessa:
Sukunimi: | Meikäläinen |
Etunimet: | Maija |
Henkilötunnus: | 010101-0000 Kuollut 31.12.1999 |
Syntymäkotikunta: | Lohja |
Syntymävaltio: | Suomi |
Miten pääsen isosta muotoilemattomasta tekstimassastani tällaisiin kauniisiin ja järjestelmällisiin taulukoihin? Tässä kohtaa pitää vähän askarella.
Pidän ennen kaikkea mielessä, että työkalu on taulukko. En missään nimessä erota edellä olevia sarakkeita sarkaimella eli Tab-painikkeella. Ei! Ensinnäkin sellaisten ”sarakkeiden” leveyttä on mahdotonta säädellä. Toiseksi käännösohjelmistoni ei tulkitse saraketta virkkeen lopuksi. Se tarkoittaa sitä, että ohjelmisto lisää samaan käännettävään yksikköön eli segmenttiin paljon eri sanoja, jotka eivät kuulu yhteen. Esim. näin: ”Sukunimi:[1]Meikäläinen[2]Etunimet[3]Maija”. Haluan sen sijaan, että kaikki nämä sanat ovat erikseen omissa segmenteissään. Ja siihen paras työkalu on taulukko.
Eli mitä teen? Lähtötilanteessa tekstimassa näyttää tältä:
Hirveän paljon sarkaimia (kuvassa sinisiä nuolia)!
Korvaan sarkaimet kappalejaoilla (Ctrl+F, etsin ”^t”, korvaan ”^p”). Sitten valitsen koko tekstin ja valitsen Wordin valikoista ”Muunna teksti taulukoksi”. Tärkeää on, että ”Tekstin erottimeksi” on valittu ”kappale”. Ta-daa! Saan taulukon:
Sukunimi |
Meikäläinen |
|
Etunimet |
Matti |
|
Henkilötunnus/syntymäaika |
31.12.1899 |
kuoli 04.12.1964 |
Syntymäkotikunta |
Lohja |
|
Siviilisääty |
avioliitossa |
|
Tiedot rekisterinpitäjistä |
ei merkintää muutoista |
Työ ei ole vielä ihan valmis vaan edessä on viimeinen vaihe. Kuten näet, taulukossa on vain yksi sarake. Tavoitteeni on kaksi tai kolme saraketta. Niinpä lisään sarakkeet oikealle ja aloitan tekstin siirtämisen oikeisiin paikkoihin. Tämä valitettavasti kestää. Mutta tulos on oikein hyvä: helposti käännettävä taulukko.
Huoliteltua viimeistelyä
Periaatteessa voisin lopettaa muotoilun säätämisen, kun teksti on oikeissa soluissa ja esimerkiksi ”Sukunimi”-rivissä lukee aina sukunimi, eikä vahingossa syntymäaika. Mutta en vielä tyydy tähän vaan:
Valitsen koko taulukon ja teen reunaviivan näkymättömäksi.
Pienennän fonttikokoa niin, että taulukko mahtuu sivulle.
Jos asiakirjassa on useampi sivu, piilotan tyhjän tilan sivujen välissä ja säädän jokaisen sivun taulukon sarakkeiden leveydet yhteneväisiksi.
Etsin asiakirjasta kappalejakoja (”^p”) varmistaakseni, että mikään tietue ei ole vahingossa jäänyt kahteen osaan yhden solun sisälle (kuten ”Meikäläinen / ed. Korhonen”, jossa / = kappalejako).
Kun kyseessä on kirkon tai maistraatin todistus, poistan ruotsinkieliset tekstit asiakirjasta, yleensä ylätunnisteista, kuten ”Suomen ev. lut. kirkko / Ev. Luth. Kyrkan i Finland”. En ole auktorisoitu kääntämään niitä, joten niitä on turha ottaa mukaan käännettävään asiakirjaan. Joka tapauksessa ne jäävät alkuperäiseen asiakirjaan tai sen skannaukseen, johon liitän käännökseni. Kirjoitan kääntäjän vakuutukseeni, että tekstissä on myös ruotsinkielisiä pätkiä, joissa ei sanota mitään, mitä ei sanota suomeksi.
No huhhuh! Onpa paljon tekemistä. Kaikki tämä tarkoittaa kuitenkin sitä, että kun lataan käännettävän asiakirjan käännösohjelmistooni, kääntäminen sujuu todella nopeasti. Kun sana ”sukunimi” on aina samassa muodossa ja – tärkeää! – yksinään omassa solussaan ilman ylimääräisiä sanoja sen vieressä, minun pitää vain kääntää se kerran, ja ohjelmisto täyttää kaikki samanlaiset rivit eli segmentit itsestään.
Yhteenveto
PDF on hanurista, mutta niin on myös sarkain! Onneksi on työkaluja ja tapoja, joilla jopa vinoon skannatun paperitodistuksen voi muuntaa järkeväksi Word-asiakirjaksi – ja sen jälkeen sarkaimia täynnä olevan tekstimassan nätiksi taulukoksi!
Ei siis ole pakko heti antautua ja kääntää wanhaan tapaan, jossa paperi makaa työpöydällä ja kääntäjä naputtelee tekstiä tyhjään Word-asiakirjaan näytöllä, koska pelkää tiedoston muotoilua.
(Tuoko tekoäly joskus jonkin helpon vaihtoehdon tähän, muuten? Vähän epäilen.)
Pieni vaivannäkö ennakkoon helpottaa kääntäjän työtä valtavasti.
Piditkö tästä blogikirjoituksesta? Napsauta tästä ja tilaa uudet julkaisut suoraan sähköpostiisi.
コメント